Qué es CIOS
Una plataforma que centraliza la operación sanitaria de una organización: quién llamó, qué necesitaba, quién lo atendió, qué móvil salió, cuánto tardó y cómo terminó.
Todo lo que hoy vive repartido entre un teléfono, una planilla y la memoria del operador de turno pasa a estar en un solo lugar, con historial y sin depender de quién esté de guardia.
El sistema es multiempresa: cada organización tiene sus propios usuarios, personas, prestadores, móviles y protocolos. Los datos de una organización no son visibles desde otra bajo ninguna circunstancia — no es una cuestión de permisos de pantalla, es una barrera verificada en cada consulta a la base de datos.
Alcance del sistema. CIOS no es una historia clínica electrónica. No prescribe, no diagnostica y no clasifica pacientes por criterio médico. Las prioridades — crítica, alta, media, baja — son etiquetas operativas que cada organización configura para ordenar su trabajo. Toda decisión clínica corresponde a profesionales habilitados.
Las cinco áreas
Operaciones 24/7
Casos operativos con línea de tiempo, prioridades, asignación, control de tiempos y pase de guardia entre turnos.
Contact center
Personas, historial de interacciones por canal, conversaciones, agenda de turnos y derivaciones a prestadores.
Despacho
Coordinación de móviles con estados, tiempos sellados automáticamente y control de disponibilidad de la flota.
Mesa administrativa
Autorizaciones con circuito de aprobación, documentación respaldatoria y gestión de prestadores.
Inteligencia operativa
Indicadores calculados sobre la operación real: tiempos de respuesta, cumplimiento de plazos, productividad y utilización de móviles.
Cómo entrar
El acceso es por /login con email y contraseña. La sesión dura 12 horas — una guardia completa — y se cierra sola al vencer.
Cada persona recibe un usuario individual asociado a su organización y a un rol. El administrador de la empresa gestiona esos accesos desde Configuración → Usuarios; no se comparten cuentas entre integrantes del equipo.
Primer acceso
- Abrí
/logindesde este mismo sitio. - Ingresá el email asignado y la contraseña entregada por un canal seguro.
- Comprobá el nombre de la organización que aparece en el encabezado antes de registrar información.
- Desde el menú de tu nombre, abrí Seguridad de la cuenta y reemplazá la contraseña inicial. El cambio cierra automáticamente las demás sesiones de tu usuario.
Entorno de demostración. Si tu organización tiene habilitada una demo, el equipo de implementación entrega las credenciales por separado. Por seguridad, los usuarios y contraseñas no se publican en este manual.
Al terminar la jornada, usá Cerrar sesión en el menú del usuario, especialmente si el equipo comparte el dispositivo.
Si todavía conocés tu contraseña actual, podés cambiarla en cualquier momento desde Seguridad de la cuenta. La recuperación por email cuando se pierde la contraseña continúa pendiente, como se detalla más adelante.
Qué ve cada rol
Cada persona ve exactamente lo que su rol permite. Un operador que escriba a mano la dirección de una pantalla de configuración recibe un rechazo del servidor, no una pantalla vacía.
| Rol | Casos | Despacho | Autorizaciones | Reportes | Configuración |
|---|---|---|---|---|---|
| Administrador | Total | Total | Total | Ver y exportar | Total |
| Supervisor | Total, reabre y cancela | Total | Total | Ver y exportar | — |
| Operador | Crea, edita y resuelve | — | — | — | — |
| Despachador | Ve y asigna | Total | — | — | — |
| Administrativo | Crea y edita | — | Total | — | — |
| Analista | Sólo lectura | — | — | Ver y exportar | — |
| Consulta cliente | Sólo lectura | — | — | Sólo ver | — |
Una misma persona puede pertenecer a varias organizaciones con roles distintos, y cambia entre ellas desde el selector del encabezado sin volver a iniciar sesión.
Cómo se usa
Los cinco recorridos que cubren la mayor parte del trabajo diario.
Atender un llamado y abrir un caso
Es la pantalla más usada. Está pensada para completarse mientras se habla por teléfono.
- Entrar a «Registrar contacto»
Está en el botón azul del encabezado, disponible desde cualquier pantalla.
- Buscar a la persona
Por apellido, documento o teléfono, en el panel de la derecha. Si no existe, se crea en el momento con nombre y apellido; el resto se completa después.
- Registrar qué pasó
Canal, si la llamada entró o salió, y un resumen con las palabras de quien llama.
- Decidir si abre un caso
Si la consulta se resolvió en la llamada, se destilda la casilla y queda sólo la interacción en el historial. Si requiere seguimiento, se abre el caso.
- Completar el caso
Tipo, prioridad, protocolo y responsable. El sistema le asigna un número legible del tipo
CAS-2608-0027y calcula el plazo de resolución según la prioridad.
Gestionar un caso hasta cerrarlo
El detalle del caso es la pantalla central del sistema. Desde ahí se hace todo.
- Asignar responsable
El caso pasa automáticamente a «Asignado».
- Registrar lo que va pasando
Notas y tareas con vencimiento. Todo queda en la línea de tiempo, con autor y hora.
- Avanzar el estado
El sistema sólo ofrece las transiciones válidas. No se puede saltar de «Nuevo» a «Resuelto» sin pasar por el medio.
- Cerrar
Al resolver se exige describir cómo se resolvió; al cancelar, el motivo. Un caso resuelto se puede reabrir si la persona vuelve a llamar.
Si dos personas editan el mismo caso a la vez, el sistema detecta el conflicto y avisa en lugar de pisar los datos. Quien llegó segundo actualiza la pantalla y vuelve a intentar.
Despachar un móvil
- Solicitar el despacho desde el caso
Se indican origen, destino y, si ya se sabe, el móvil.
- Asignar desde el tablero de Despacho
Muestra solicitudes pendientes, servicios en curso, servicios demorados y el estado de toda la flota.
- Avanzar el estado a medida que el móvil informa
En camino, en el origen, en traslado, en destino, finalizado. Cada cambio sella su hora automáticamente y actualiza la disponibilidad del móvil.
Un móvil ya afectado a un servicio activo no se puede asignar a otro ni pasar a mantenimiento: el sistema lo impide y explica por qué.
Programar un turno
- Elegir persona, prestador, fecha y duración
Desde Agenda, o directamente desde un caso para que quede vinculado.
- Confirmar
Si el prestador ya tiene otro turno en ese horario, el sistema lo avisa antes de guardar.
Gestionar una autorización
- Cargar la solicitud
Persona, prestador, prestación y responsable administrativo.
- Recorrer el circuito
Solicitada, en revisión, aprobada o rechazada. Al rechazar se exige el motivo.
- Ver el impacto en el caso
Si la autorización está vinculada a un caso, cada cambio aparece en su línea de tiempo.
Planes y módulos
Cada organización contrata un plan, y sobre ese plan se pueden sumar o quitar módulos individuales — con fecha de inicio, de vencimiento y estado de prueba si hace falta.
| Módulo | Base | Operativo | Integral |
|---|---|---|---|
| Contact center e interacciones | Sí | Sí | Sí |
| Personas | Sí | Sí | Sí |
| Casos y protocolos | Sí | Sí | Sí |
| Agenda y derivaciones | Sí | Sí | Sí |
| Atención nocturna | — | Sí | Sí |
| Operaciones avanzadas y turnos | — | Sí | Sí |
| Despacho y móviles | — | Sí | Sí |
| GPS | — | Sí | Sí |
| Autorizaciones | — | — | Sí |
| Documentación | — | — | Sí |
| Reportes avanzados | — | — | Sí |
| Facturación y recupero | — | — | A definir |
En Configuración → Módulos cada organización ve exactamente qué tiene activo y, si algo no lo está, por qué: no incluido en el plan, deshabilitado, suspendido o fuera del período de vigencia.
Reportes e indicadores
Todos los indicadores se calculan sobre la operación registrada. No hay valores de referencia ni promedios de la industria: si un número aparece, salió de los datos de la organización.
| Indicador | Fórmula |
|---|---|
| Tiempo de respuesta | Momento en que se atendió menos momento en que entró el contacto |
| Cumplimiento de plazos | Casos resueltos dentro del plazo sobre el total de resueltos |
| Tasa de cancelación | Casos cancelados sobre casos creados en el período |
| Tiempo de despacho | Momento de asignación del móvil menos momento de la solicitud |
| Duración del servicio | Finalización menos salida del móvil |
| Utilización de flota | Móviles ocupados sobre móviles operativos |
| Productividad | Casos resueltos por persona en el período |
Una decisión importante: cuando no hay datos suficientes para calcular un indicador, el sistema dice «sin información» en lugar de mostrar cero. Un promedio de tiempo de respuesta sin llamadas atendidas no es cero minutos — es un dato que no existe, y mostrarlo como cero llevaría a conclusiones falsas.
Los reportes se filtran por período y se exportan a CSV. La exportación respeta el rol de quien la pide, incluye sólo los datos de su organización y queda registrada en la auditoría.
Auditoría
Cada acción sensible queda registrada con autor, momento y qué cambió: inicios de sesión, altas y ediciones, cambios de prioridad, asignaciones, despachos, autorizaciones, exportaciones y cambios de marca. La auditoría nunca guarda contraseñas, documentos ni datos sensibles — sólo qué se hizo y quién lo hizo.
Marca blanca
Para el usuario final, CIOS puede ser completamente invisible. Quien llama escucha el nombre de la organización, con sus protocolos y su tono.
Desde Configuración → Marca se define el nombre público, el logo, los colores, el nombre de la central, el saludo de atención, la firma de los mensajes salientes, la zona horaria y los textos legales. La vista previa muestra el resultado mientras se edita.
El saludo es una plantilla con variables, no un texto fijo. Por ejemplo:
Buenos días, {central}. ¿En qué podemos ayudarle?
El operador ve: «Buenos días, Central Operativa de Salud Regional. ¿En qué podemos ayudarle?»
La etiqueta «Powered by CIOS» es opcional y se puede dejar vacía para que el sistema no aparezca en ningún lado.
Qué queda pendiente
Esta sección es deliberadamente explícita. Preferimos decir qué falta antes que entregar pantallas que aparentan funcionar.
| Capacidad | Estado | Qué falta y por qué |
|---|---|---|
| Casos, despacho, agenda, autorizaciones | Listo | Funciona de punta a punta. |
| Falta conectar | La pantalla de conversaciones y el registro de mensajes están construidos. Falta desarrollar y probar el adaptador real, además de contar con una cuenta de Meta Business, un número verificado y sus credenciales. | |
| Telefonía IP | Falta conectar | Hoy el operador registra la llamada a mano. Falta elegir la central o proveedor y desarrollar su integración para abrir la ficha y guardar la referencia a la grabación. |
| GPS y mapa de móviles | Falta conectar | El seguimiento actual es textual. Falta elegir el proveedor y desarrollar la recepción de posiciones, el mapa y el enlace de seguimiento. |
| Adjuntar documentos | Falta conectar | Se registran los datos del documento y su enlace externo. Falta definir dónde se guardan los archivos. |
| Facturación y recupero | Falta definir | Los datos que la alimentan ya se registran. Faltan las reglas: qué se factura, a quién, con qué valores y qué circuito recorre. |
| Integración con SIRS | Falta definir | Depende de lo anterior y de la documentación técnica de SIRS. |
| Actualización en vivo de tableros | Falta conectar | Hoy los tableros muestran desde cuándo son los datos y se actualizan solos cada minuto. La actualización instantánea es una mejora acotada. |
| Campañas salientes y encuestas | Falta definir | Contemplados como módulos. Sin pantallas hasta acordar el alcance. |
| Recuperar contraseña por email | Falta conectar | El autoservicio todavía no está disponible. Requiere desarrollar el flujo seguro, definir un proveedor de correo y una política de recuperación; mientras tanto, el soporte técnico debe gestionar el cambio por un canal verificado. |
Sobre el logotipo. El logo institucional ya está incorporado, y de él salen los colores del sistema y los iconos de la aplicación. Nos vendría bien una versión horizontal —el símbolo al lado del texto— y con fondo transparente: el archivo actual es cuadrado y con fondo blanco, así que en el encabezado y en la barra lateral oscura usamos una versión tipográfica en lugar del archivo. No armamos esa versión por nuestra cuenta porque sería inventar una composición que la marca no tiene. Cada empresa cliente sí puede cargar su propio logo desde la configuración de marca.
Qué necesitamos de ustedes
Tres cosas destraban la mayor parte de lo pendiente.
Las reglas de facturación
Preparamos un cuestionario que se completa en pantalla con las decisiones mínimas: qué se factura, a quién, con qué valores y qué circuito recorre hasta cobrarse. Conviene completarlo con quien lleva la facturación hoy, aunque sea en planillas.
Los proveedores y sus accesos técnicos
Hay que elegir la cuenta de Meta Business para WhatsApp, la central telefónica y el proveedor de GPS, y facilitar su documentación y accesos de prueba. Con eso se puede desarrollar, validar y habilitar cada integración.
Una versión horizontal del logo
El logotipo ya está incorporado. Con una versión horizontal y con fondo transparente —vectorial si es posible— el encabezado y la barra lateral pueden usar el archivo real en lugar de la versión tipográfica.
Cómo seguimos
Sugerimos empezar por una organización piloto: una sola empresa cliente operando de verdad durante algunas semanas. Sirve para ajustar protocolos, prioridades y plazos con uso real antes de sumar el resto, y para que las reglas de facturación se definan sobre casos concretos en lugar de supuestos.
Mientras tanto, el sistema ya se puede usar para toda la operación diaria: atender, registrar, despachar, coordinar turnos, autorizar y medir.
Documento preparado por el equipo de implementación de CIOS. Ante cualquier duda sobre una función descrita acá, escribinos: si algo no se entiende leyendo, probablemente tampoco se entienda usándolo, y eso es información útil para nosotros.